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醫院經濟合同履約管理內部控制研究

作者:未知

   摘要:隨著醫療體制改革的深入,醫院簽訂的經濟合同數量及金額不斷增加,合同履約過程中出現的問題屢見不鮮,加強合同履約管理內部控制非常必要。文章以財政部于2014年1月在全國實施的《行政事業單位內部控制規范(試行)》為依據,結合S醫院2017年經濟合同履約實例,對醫院經濟合同履約管理進行剖析。通過分析認為,合同履約管理是包括健全管理制度、建立合同臺賬、監督履約過程、加強支付預警和推進信息化建設等內容的有機結合。在合同履約管理中,業務部門建立合同執行臺賬,對合同實施過程進行動態管理;財務部門建立合同支付臺賬,對合同付款情況進行跟蹤管理;合同歸口管理部門建立整體合同管理臺賬,定期與業務、財務部門進行核對并監督合同履約情況,對合同進行全面管理。醫院應加強合同管理信息化建設,運用信息技術手段規范合同履約流程,提高工作效率。文章關注于合同履約環節的管理研究,建立了S醫院合同履約內控體系,對于提高醫院合同管理水平,規避經濟風險,提高經濟效益具有重要意義。
   關鍵詞:醫院;合同履約;內部控制
   一、緒論
   行政事業單位作為社會公共服務提供的主體,其內部控制工作不論是在制度建設、機制設計還是監督管理方面,都存在著一定程度的滯后性,醫院屬于行政事業單位,也存在著同樣問題,尤其是醫院內部控制體系中經濟合同履約管理更為突出。醫院經濟合同主要是指醫院以書面形式同其他單位或個人簽訂的各類合同,是醫院進行對外經濟交往、技術交流和科研協作的重要載體,其履約管理是落實醫院經濟合同條款的關鍵環節,也是核心問題。但是在實際工作中,醫院對經濟合同的管理往往是“重簽訂,輕執行”,即對合同的制定、簽署環節非常重視,流程規范,審核嚴格,但對合同執行環節不夠重視,缺乏相應管理制度,未開展履約全過程監管以及無履約風險管控措施等問題,再加上合同信息化管理缺位、合同管理部門人員法律意識不強、合同條款執行不力、部門溝通不暢、監督機制不到位等主客觀因素,合同履約管理一直是醫院經濟合同管理內部控制的薄弱環節。
   本文以財政部于2014年1月在全國實施的《行政事業單位內部控制規范(試行)》為依據,結合S醫院2017年經濟合同履約實例,對醫院經濟合同履約管理進行剖析,并嘗試構建合同履約管理的內部控制體系,希望能對醫院規避經濟合同履約風險,加強內部控制建設等方面提供幫助。
   二、醫院經濟合同履約管理面臨的問題
   醫院經濟合同訂立后,醫院應當與合同方一起遵循誠實信用原則,履行合同約定的義務。合同履行階段包括合同履行、合同變更、解除和終止、合同結算、合同糾紛處理等環節。目前醫院在經濟合同履約過程中主要面臨以下問題。
   (一)合同履約監督管理不到位
   醫院在合同簽訂后,業務部門往往缺乏對合同對方約定義務履行情況的檢查,包括未建立合同履約管理臺賬、未對合同的執行過程進行詳細記錄、忽視對合同執行期限的監督以及不能嚴格按照合同要求對發生的經濟事項進行驗收等,造成合同履約監管失控,導致醫院利益受到損失。S醫院簽訂的后勤服務類合同中對服務質量考核的頻率、方式、辦法以及考核標準都做出了明確規定,但是在合同執行過程中,承辦部門未按規定要求對合同對方進行有效、及時的檢查和評價,造成外包服務公司的服務標準不能落實到位,服務品質低劣,嚴重影響醫療業務的開展和醫院的服務品牌。對合同執行期限的監管不到位,尤其是長期維保合同,更多的是依賴合同對方對合同期限的提醒,容易出現在原合同未執行完畢的情況下又重復簽訂合同,造成一個項目兩次支付情況的發生,這在維修保養類合同中占很大比例。在合同執行過程中,部分合同雖然約定了“經驗收合格后付款”的條款,但是卻未能嚴格執行,甚至不填寫驗收合格單,使驗收成為“走過場”。S醫院在其2017年簽訂的合同中約定有驗收環節的合同34份,其中未進行驗收的合同達11份,占32%;驗收報告內容不全的12份,占35%;甚至發生先付款后驗收的合同2份,占6%,驗收環節上未按約定執行的合同就達到了總數的一半以上,致使醫院不能及時確認合同對方交付產品的質量是否符合要求,一旦出現產品質量問題,無法追究對方責任,給醫院帶來不可預估的經濟損失。
   (二)合同結算環節缺乏有效控制
   合同結算環節是合同執行過程的重要環節。在該環節,醫院缺乏對合同金額支付進度的跟蹤管理,一般由業務承辦部門把握資金的支付,財務部門只根據業務部門提供的批復來支付資金,未建立合同支付明細臺賬,未能依據合同約定將支付比例與合同完成進度進行匹配。業務部門對在執行過程中發生的合同條款變更或解除,只履行重新簽訂合同的程序,對原合同卻不及時進行變更或解除登記,容易造成重復付款情況的發生。業務部門與財務部門缺乏統一協調,在管理上相互脫節,容易出現預算透支、未扣留質保金、基建項目未達到約定的進度就提前付款等情況,對可能發生的財務風險未能有效控制,有可能導致醫院經濟利益受損。S醫院2017年簽訂的合同中,涉及已經支付的合同有36份,未按合同約定的條件進行支付的合同達18份,占總數的50%,其中合同約定付款期限未到,就已經全額支付款項的合同9份,占違規支付合同的50%;未按約定付款比例支付的合同5份,占28%;應收而未收取質保金的合同3份,占17%,涉及金額達21.4萬元;甚至發生先支付款項后補簽合同的情況,雖然所占比例較小,但是足以表明醫院的合同資金支付未得到有效監管。
   (三)合同信息化管理有待加強
   目前很多醫院的經濟合同管理仍停留在以紙質原件為基礎的手工管理階段,存在易產生差錯、信息流通緩慢、工作效率低下、缺乏有效的全過程監控、無法實現合同履約的動態監測等問題。有些醫院雖然使用OA系統加強對合同的信息化管理,但也僅是初步實現了合同簽訂過程中的審批由線下變為線上,對合同的全過程管理尚處于缺失狀態,信息化水平有待提高。具體體現在沒有建立合同履約管理與財務系統連接,無法對合同執行進度和收付款情況進行控制;對合同履行過程中所涉及的支出、驗收、實施進度等動態化信息無法實時掌握;對履約異常情況不能實現在線預警;對醫院經濟合同數據的統計和分析帶來困難,無法及時為領導決策提供支持。由于管理手段落后,容易導致合同在執行過程中出現差錯,增加醫院經濟風險。S醫院雖然設立了合同歸口管理部門,但尚未達到全方位信息化管理的程度,合同管理人員無法實時掌握每項合同的進度,業務部門、財務部門、合同歸口管理部門脫節現象時有發生。醫院只能對合同的審批、簽訂、存檔流程進行手工管理,對合同執行過程不能跟蹤管理,無法實現對所有經濟合同履約情況的即時匯總,履約管控難度較大。    三、加強醫院經濟合同履約管理內部控制的建議
   (一)完善合同履約全過程管理
   《行政事業單位內部控制規范(試行)》第五十四條第一款規定:“單位應建立健全合同內部控制管理制度。”目前醫院缺乏合同履約管理制度是其在經濟合同執行過程中面臨風險的主要原因。醫院應梳理合同業務流程,完善合同管理相關制度,結合本單位特點加強對經濟合同履約方面的控制流程及管理制度的制訂,如合同履行、合同結算、合同補充、變更和解除、合同糾紛處理等,通過制訂合同履約管理的細則和流程,明確各部門的職責,規避合同執行過程中的風險,使合同履約規范化管理有據可依,保障醫院的合法權益。
   醫院應當建立業務部門、合同管理部門及財務部門之間管理流程以及信息交互機制,密切關注合同實際履約情況,確保合同實施的全過程管理。合同簽訂以后,業務部門應建立合同執行管理臺賬,從合同約定的完成時間、質保期開始時間、驗收時間、付款時間等方面對合同實施動態管理,嚴格按照合同約定的條款內容,對合同對方的履約情況進行監督檢查并詳細記錄,如果發現對方未履行義務或履行過程存在缺陷,應及時采取相關措施,避免損失,并按合同約定做好追究責任的準備。驗收環節是合同履約過程中的重要環節之一,醫院應加強對合同執行情況的檢查和驗收,業務部門應按照合同約定的條款,對到貨時間、貨物數量、商品型號、貨物質量等方面加強監管,組織使用科室參與驗收,并填寫驗收報告,防止采購人員與驗收人員同為一人的現象發生,做到不相容崗位相互分離。合同歸口管理部門應建立整體合同管理臺賬,每月與各業務部門和財務部門進行核對,定期對合同的執行情況進行分析,并出具分析報告。
   (二)強化合同結算管理控制機制
   醫院應建立合同結算控制機制,將合同結算納入到財務預算管理控制中。在合同履約過程中嚴格按預算方案執行,實現合同管理與預算管理相結合,真正做到“無預算不執行,有預算不超支”。合同結算是合同執行的重要環節,既是對合同簽訂的審查,也是對合同履約的監督,財務部門應加強合同支付環節的審核,由業務部門負責歸集發票、驗收單等原始憑證并填寫付款申請,比如后勤服務項目支付時需要有相關科室對服務滿意程度的簽字確認表;采購貨物付款時需核對入庫單、驗收單等資料;維修項目還需要有業務部門的確認單;基建項目付款需有相應的竣工驗收單及審計公司出具的審核報告等。經財務部門審核后,按照合同約定的付款期限、方式和金額進行結算,對需要支付預付款的合同,應按照約定的項目進展程度進行付款,付款比例與合同完成程度相匹配,不得超進度、超比例支付款項。對不符合約定的付款申請,財務部門應拒絕付款,并及時向領導匯報,避免出現付款與合同履行脫鉤現象。財務部門還應建立合同支付明細臺賬,按照合同約定的付款條件,對合同支付情況進行追蹤監控,當累計支出金額達到合同約定限額時,由財務部門發出停止支付預警,防范合同支付風險,實現對合同實施情況的控制管理。在合同執行過程中發生的權利義務變更,業務部門應及時申請補充、變更甚至解除合同,并向合同管理部門及時進行登記,與財務部門做好溝通,防止發生重復付款情況。
   (三)建立合同信息化管理機制
   當前隨著網絡技術的不斷發展,醫院各方面的管理越來越離不開信息系統平臺的支持,運用信息技術進行內部控制貫穿醫院運行的各個環節,成為現代醫院管理的關鍵。目前醫院的信息系統主要是用于日常業務需求,如HIS系統、LIS系統等,但是對經濟合同的管理方式卻相對落后。隨著醫院業務的增長,經濟合同的種類及數量也在不斷加大,依靠傳統手工管理方式已經不能適應醫院內部控制管理的需求。加強合同管理信息化建設是醫院提高工作效率、完善內部控制管理的重要手段,同時也是醫院進行精細化合同管理的必然趨勢。醫院不僅要對合同在審批和簽訂環節中進行信息化管理,更要加強對合同履約的全過程動態管理。這樣可以將合同信息管理系統與醫院預算財務系統、資產、物資采購系統進行關聯,使合同信息能夠在采購、入庫驗收、付款及實施進度等環節及時反映,實現合同管理全過程預警。各部門也能隨時跟蹤掌握合同履約情況,利用計算機的匯總分析功能,對經濟合同管理數據進行統計分析,為領導決策提供參考依據。醫院應在合同管理領域積極推進信息化平臺建設,借助計算機的強大功能,將對合同項目從簽訂到執行再到付款直至履約完畢的整個過程進行動態化管理,全面提升醫院合同管理水平,實現合同業務細致化管理。
   四、結語
   經濟合同履約管理是醫院內控體系的重要組成部分,直接關系到醫院經濟秩序的正常運行。本文通過實例分析,構建了S醫院合同履約內控體系,包括健全管理制度、建立合同臺賬、監督履約過程、加強支付預警和推進信息化建設等內容。在合同履約管理過程中,業務部門建立合同執行臺賬,對合同執行過程實施動態管理;財務部門建立合同支付明細臺賬,對合同付款情況進行跟蹤管理;合同歸口管理部門建立整體合同管理臺賬,定期與業務部門和財務部門進行核對并監督合同執行情況,對合同進行全面管理。下一步,醫院應大力加強合同管理信息化建設,運用信息技術手段對合同執行情況進行全面監管,規范合同履約流程,提高工作效率,取得事半功倍的效果。
   通過對醫院合同履約的監督管理,促進醫院建立健全合同管理制度,規范合同管理流程,完善各項合同管理機制,推進醫院內部控制體系的建設,切實提升醫院管理水平,實現對經濟活動的全面控制,有助于保護醫院在經濟活動中的合法權益。
   參考文獻:
   [1]劉永澤,唐大鵬.關于行政事業單位內部控制的幾個問題[J].會計研究,2013(01).
   [2]王艷.醫院對外簽訂經濟合同的審核與管理[J].經濟研究導刊,2016(18).
   (作者單位:首都兒科研究所附屬兒童醫院)
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